Site de Poitiers

MODALITÉS DE SOUTENANCE

Formalités administratives pour la soutenance et le dépôt d’une thèse à l’Université de Poitiers

 

ATTENTION avant de lancer la procédure de soutenance, il convient en cas de rédaction en anglais, de faire une demande de dérogation un an avant la date de soutenance via le formulaire.

La demande de rédaction en anglais est une dérogation qui est validée par le Président de l’Université, le formulaire simplifie la démarche mais pas la demande qui doit être motivée et justifiée. Le texte officiel du code de l’éducation, art 11 de la loi du 4 Aout 1994 précise bien que la rédaction de thèse doit être rédigée en français. Ce n’est donc pas un choix mais une exception.

 

I )  8 semaines avant la soutenance : Désignation des rapporteurs et des membres du jury de thèse.

Articles 18 et 19 de l’Arrêté du 25 mai 2016 : Le chef d’établissement désigne :

  • les rapporteurs sur proposition du Directeur de l’Ecole Doctorale après avis du directeur de thèse
  • les membres du jury de thèse après avis du Directeur de l’Ecole Doctorale et du directeur de thèse

Pour cela le Directeur de thèse télécharge les documents en bas de page intitulés : “Proposition du jury de soutenance” et « Autorisation de soutenance ». Il remplit, signe et demande la signature du Directeur du laboratoire pour « la proposition du jury ». Il transmet au secrétariat de l’ED (alicia.lecesve@univ-poitiers.fr) et aussi :

  • pour information à la scolarité de la composante d’inscription du candidat
    • Pour SFA : Sylvie PEREZ, sylvie.perez@univ-poitiers.fr
    • Pour l’ENSIP : Marie-Dominique Bergereault, marie.dominique.bergerault@univ-poitiers.fr
  • pour suite à donner, au Président de la CES compétente
    • pour les sections CNU 25-26 : Samuel BOISSIERE, samuel.boissiere@math.univ-poitiers.fr
    • pour la section CNU 27 : Annie GENIET, annie.geniet@univ-poitiers.fr
    • pour les sections CNU 61-63 : Driss MEHDI, driss.mehdi@univ-poitiers.fr

Cette demande est accompagnée des documents suivants qui seront adressés par courriel au secrétariat de l’Ecole : alicia.lecesve@univ-poitiers.fr, au format PDF :

  • CV actualisé et détaillé du candidat
  • CV des rapporteurs proposés, avec listes de publications
  • résumés en français et en anglais (1700 caractères maximum, espaces compris) avec les mots clés en format Word
  • et, pour les candidats ne l’ayant pas encore fait, du « contrat relatif au dépôt légal et à la diffusion électronique des thèses » dûment rempli et signé (voir document en bas de page).

L’Ecole Doctorale traite la demande, attend l’avis du Président de la CES sur les membres du jury et les rapporteurs et transmet le dossier à la scolarité compétente avec l’avis du Directeur de thèse sur les rapporteurs et les membres du jury.
L’autorisation à soutenir ne sera transmise pour l’accord de la composante (donc celui de l’établissement) qu’une fois les retours positifs des rapporteurs fournis

II ) 6 semaines avant la soutenance : Dépôt des manuscrits

  • Le candidat envoie son manuscrit aux rapporteurs et aux membres du jury.
  • Il remet également à l’Ecole Doctorale par courriel:
    • une seule version de sa thèse sous forme de 2 fichiers électroniques,
      • un fichier au format natif (.doc, .docx, .dot, .tex…).
      • ET un fichier unique au format PDF A.

Format PDF A du mémoire de thèse : Pour vous assurer que votre fichier est au format PDF A, vous pouvez utiliser l’application FACILE (http://facile.cines.fr/) mise en place par le CINES. Si le test du fichier n’est pas valide, il sera refusé pour l’archivage au niveau national. (Sélectionner le format « pdf » dans le premier menu puis indiquer l’emplacement du fichier PDF sur votre ordinateur).
Taille du fichier PDF A du mémoire de thèse : La taille du fichier PDF A pour le passage au logiciel antiplagiat ne peut excéder 24MO. Si votre fichier dépasse cette taille, vous devez procéder à son « découpage » en 2 ou plusieurs parties : http://www.splitpdf.com/

  • « la page de garde de la thèse » (télécharger le document en bas de page)
  • « l’engagement du doctorant avant la soutenance de thèse » (télécharger le document en bas de page).

L’école doctorale soumet le fichier électronique de la thèse au logiciel antiplagiat Ephorus. Le résultat de l’analyse du manuscrit est envoyé au Directeur de thèse pour avis.
La bibliothèque contacte le doctorant pour prendre rendez-vous afin de compléter le bordereau électronique comprenant la liste des mots clés et l’indexation pour le référencement de sa thèse (télécharger le document « Démarche pour les mos-clés » en bas de page) et l’obtention du quitus régularisant son compte de lecteur à la bibliothèque.

III )  3 semaines avant la soutenance : Accord pour autorisation de soutenance.
Le doctorant envoie, par courriel ou par courrier, au service des études doctorales de l’UFR SFA ou de l’ENSIP :

  • L’imprimé « Soutenance de thèse » (télécharger le document en bas de page) qui précise la date, le lieu et l’heure de la soutenance.
  • Le quitus délivré par la bibliothèque pour cela merci de contacter Armelle Gauthier au 05 49 45 33 68

L’autorisation de soutenance sera alors donnée au candidat après accord du Directeur de thèse sur la conformité du manuscrit aux règles antiplagiat et retour positif des rapporteurs.

IV )  Le jour de la soutenance
Le Docteur signe l' »Autorisation de diffusion de la thèse sur internet » (télécharger en bas de page).

V )  Après la soutenance
Le docteur doit remettre la version définitive de la thèse sous format électronique au service des études doctorales de l’UFR SFA ou de l’ENSIP.

  1. Il devra joindre la validation du directeur de thèse en cas de corrections mineures (fautes d’orthographe, coquilles, oublis de références, absence d’index…) ; Si les corrections ne sont pas effectuées dans un délai de 3 mois, la thèse est diffusée dans sa version avant soutenance.
  2. Il devra joindre la validation du président du jury en cas de corrections suggérées par celui-ci au cours de la soutenance ; Si les corrections ne sont pas effectuées dans un délai de 3 mois, la thèse ne sera pas diffusée électroniquement par l’établissement.

Les Docteurs s’engagent à communiquer à leur école doctorale de rattachement leur adresse après la soutenance et leur insertion professionnelle durant 5 années. Chaque école doctorale doit connaître l’insertion professionnelle de ses docteurs et doit rendre compte chaque année au ministère en renseignant des enquêtes.

Le rapport, établi après la soutenance de la thèse par le Président du Jury et signé par l’ensemble des membres, est remis au service des études doctorale de l’UFR SFA ou de l’ENSIP, ainsi que le procès verbal mentionnant les résultats de la soutenance. Ce dernier document doit aussi être signé par tous les membres du Jury et doit mentionner le nom du Président.
Le diplôme officiel est disponible quelques jours après la soutenance, après réception du procès-verbal de soutenance.

Le modèle de rapport de soutenance, ainsi qu’un texte de recommandations au jury de soutenance, sont à télécharger en bas de page.

Il n’y a pas de soutenance entre le 14 Juillet et le 1er Septembre (sauf dérogation très exceptionnelle pour la 2ème quinzaine de Juillet).

De la mention « invité »
Des membres invités apparaissaient sur des documents « officiels » tel que le rapport de soutenance ; ils participaient donc aux délibérations et signaient le rapport. Cette notion d’invité n’apparaît pas dans le texte de loi de 2006 ci-dessous qui fixe la constitution du Jury.
Les laboratoires peuvent toujours inviter des collègues à la thèse, les faire participer aux repas avec les membres du jury. Le président du jury peut même leur faire jouer un rôle particulier pendant la phase d’échange avec le candidat. Mais ces invités ne délibèrent pas avec le jury et ne signent aucun document officiel,leur nom n’y apparaissant pas.
De même, le nom des invités ne figurera pas sur la couverture, il pourra être mentionné dans les remerciements.

Peut-on changer de directeur de thèse ?

Toute demande de changement de directeur de thèse doit faire l’objet d’un courrier mentionnant l’accord du doctorant concerné, de l’ancien directeur et du nouveau directeur. Le changement de directeur de thèse ne peut avoir lieu à quelques mois de la soutenance. S’il a lieu, il doit intervenir au cours de la première moitié de la thèse (18 premiers mois).

A télécharger

Proposition de jury ED S2IM

Demande d’autorisation de soutenance ED S2IM

Contrat de diffusion theses elec_20161018

Engagement du doctorant avant la soutenance de thèse

Démarche pour les mots-clés

Page de garde de la thèse

Imprimé de soutenance de these du doctorant

Autorisation par le docteur de diffusion de la thèse sur internet

Rapport de soutenance de doctorat

Recommandation au jury de soutenance

Guide de présentation d’une thèse